資料作成ノウハウ①

上司を納得させる資料作り

こんばんは、ありけんです。

企業に属していると、特にですが、
”資料作成”に多くの時間を取られていませんか?

何度も何度も作り直して、結局使わないとか、
経験されたこともあるかと思います。

本来、資料なんて、あくまで、
「相手を納得させるためのツール」
にすぎません。

そんなツールを作ることに、
時間をかけるのはもったいない!

外資系戦略コンサルの経験をもとにしたノウハウ含め、
時間短縮の一つのTipsとして、少しずつ記事にしていきますね。

まず最初にすべきこと

上司から、「今度〇〇に使う資料、作っといて」と、
頼まれることが、資料作りのきっかけとして、多いと思います。

多くの人は、「わかりましたー、夕方までに作ります!」等、
すぐに受けてしまうことでしょう。

その時は、上司や自分の時間がなかったりすることもあるかと思いますので、
百歩譲って、そこまでは仕方ないとしましょう。

※本来、もう少し深く聞きこんで、仕事受けることが理想です。

そしたら、資料作成依頼を受け、以下を”自分なり”に一度整理して
早いうちに、上司のところにいきましょう。

①プレゼン相手の確認
②目的・論点の確認 (この資料で何が言いたいか)
③アウトプットイメージ

これらを上司と確認した上で、資料作りに入って下さい。

修正時間が大幅に短縮されます。

少し補足説明をします。

①プレゼン相手の確認

これは、超絶重要なのですが、
抜け落ちている人が多いように思います。

誰に、何を話すかも知らないで、
納得させようとするって、
難しすぎじゃないですか??w

複数いた場合も含めて、
どんな(考えの)くせがあって、
こういう観点を気にする、など、
”敵を知らずして”、屈服させるのはリスク高すぎですw

ということで、少なくともこれだけは、
確認しましょう。

②目的・論点の確認

相手がわかったら、次はこれです。

何を納得してもらうのか。

既に、何か問われているなら、その内容・論点の確認も必要です。

ここがぶれると、作った資料、意味なくなりますw

③アウトプットイメージ

目的・論点まで合わせた。

では、それをどういう形で、示すのか。

上司に、「どうすればいいでしょうか?」と、
ノーアイディアで聞きに行くなんてのは、
絶対やらないでくださいねw

「こう示すとわかりやすいと思うのですが」
「このグラフをここに入れると、説明しやすいと思うのですが」
などなど、案をもっていってください。

具体案をもっていくと、上司からも、
「ここをこうしてくれ」と具体的な指示が飛んできて、
資料作りスピードが、飛躍的に上がります!

よくあることですが、
上司が、「こんな資料作っておいて」って、
指示したものって、相当イメージ固まってませんよw

よくよく考えればひどいもんですが、そんなもんです。

部下から持ってきてもらった一次案を、ベースに、
上司は頭を整理してイメージを作っていくことが多いです。

※あくまで経験をベースにしていますので、
もちろん当てはまらない方も大勢います。

次の投稿では、具体的な資料の作り方でも記載しようと思います。

コメントや、ツイート頂ければ、
できる限りアドバイスしますね!

有栖ケンタ

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