こんばんは、ありけんです。
企業に属していると、特にですが、
”資料作成”に多くの時間を取られていませんか？
何度も何度も作り直して、結局使わないとか、
経験されたこともあるかと思います。
本来、資料なんて、あくまで、
「相手を納得させるためのツール」
にすぎません。
そんなツールを作ることに、時間をかけるのはもったいない！
本記事では、外資系戦略コンサルの経験をもとにしたノウハウ含め、資料作成の時間短縮の一つのコツとして、書いていきますね。
企画屋さんとか、ぜひ参考にして頂ければと思います！！
資料作成のコツ－まず最初にすべきこと
上司から、「今度〇〇に使う資料、作っといて」と、頼まれることが、資料作りのきっかけとして、多いと思います。
多くの人は、「わかりましたー、夕方までに作ります！」等、すぐに受けてしまうことでしょう。
その時は、上司や自分の時間がなかったりすることもあるかと思いますので、百歩譲って、そこまでは仕方ないとしましょう。
ここで！！
そしたら、資料作成依頼を受け、以下を”自分なり”に一度整理して、早いうちに、上司のところにいきましょう。
これを確認してください！！
これらを上司と確認した上で、資料作りに入って下さい。
修正時間が大幅に短縮されます。
少し補足説明をします。
①プレゼン相手の確認
これは、超絶重要なのですが、抜け落ちている人が多いように思います。
誰に、何を話すかも知らないで、納得させようとするって、難しすぎじゃないですか？？ｗ
複数いた場合も含めて、どんな（考えの）くせがあって、こういう観点を気にする、など、”敵を知らずして”、屈服させるのはリスク高すぎですｗ
②目的・論点の確認
相手がわかったら、次はこれです。
何を納得してもらうのか。
既に、何か問われているなら、その内容・論点の確認も必要です。
ここがぶれると、作った資料、意味なくなりますｗ
理想的には、この段階で、
と伺いをたてられると、より、いいですね！！
③アウトプットイメージ
目的・論点まで合わせた。
では、それをどういう形で、示すのか。
上司に、「どうすればいいでしょうか？」と、ノーアイディアで聞きに行くなんてのは、絶対やらないでくださいねｗ
「こう示すとわかりやすいと思うのですが」
「このグラフをここに入れると、説明しやすいと思うのですが」
などなど、案をもっていってください。
具体案をもっていくと、上司からも、「ここをこうしてくれ」と具体的な指示が飛んできて、資料作りスピードが、飛躍的に上がります！
よくあることですが、上司が、「こんな資料作っておいて」って、指示したものって、相当イメージ固まってませんよｗ
よくよく考えればひどいもんですが、そんなもんです。
部下から持ってきてもらった一次案を、ベースに、上司は頭を整理してイメージを作っていくことが多いです。
※あくまで経験をベースにしていますので、もちろん当てはまらない方も大勢います。
依頼された後に、できるだけ、依頼から時間のたたないうちに、この３つを実施すべきです。
各段に資料「完成」スピードが上がるでしょう。
ぜひ、取り入れてみてください！
ありけん
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